IQ4Hub

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

FL-ITSERVICE – IT Systemhaus
Lehmann / Nienhaus GbR
Hochstr. 17
41334 Nettetal
Vertreten durch: Moritz Lehmann, Tim Nienhaus
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 (0) 2153 904100

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; eine Bestellpflicht nach § 38 BDSG besteht nicht. Für Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

2. Allgemeines

Diese Erklärung gilt für die Website iq4hub.app und die Web-Anwendung IQ4Hub. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG).

Hinweis Rollenverteilung: Für die Daten, die unsere Kunden (Unternehmen) in IQ4Hub eingeben (z.B. deren Kontakte und Anrufer), handeln wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Kunden. Verantwortlich für diese Daten ist der jeweilige Kunde. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

3. Verarbeitung bei Nutzung der Anwendung

a) Registrierung & Konto

• Daten: Vor-/Nachname, E-Mail, Firmenname, Passwort (nur als Hash gespeichert), Rolle.
• Zweck: Bereitstellung des Nutzerkontos und der Anwendung.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).

b) Nutzung des CRM / Dashboards

• Daten: vom Kunden eingegebene Kontakte, Notizen, Aufgaben; Anrufdaten (Rufnummern, Zeiten, ggf. Aufnahmen/Transkripte).
• Zweck: Funktion des CRM- und Call-Dashboards.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO; Verarbeitung als Auftragsverarbeiter für den Kunden.

c) Server-Logfiles

• Daten: IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Ressource, Browser/OS (technisch bedingt).
• Zweck: Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: [z.B. 7–14 Tage].

d) Speicherung im Browser

Wir nutzen sessionStorage für Anmelde-/Sitzungsdaten (technisch notwendig). Keine Tracking-Cookies. [Falls später Analytics: hier ergänzen + Einwilligung.]

4. KI-gestützte Gesprächsauswertung

Sofern aktiviert, werden Gesprächsaufnahmen/-texte zur Transkription und Auswertung an OpenAI, L.L.C. (USA) übermittelt.

• Zweck: Transkription (Whisper) und Qualitäts-/Leitfadenauswertung (GPT).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO bzw. lit. a (Einwilligung), je nach Konstellation.
• Drittlandtransfer: USA, abgesichert über Standardvertragsklauseln (SCC) und ein Data Processing Addendum mit OpenAI. Daten werden über die API nicht zum Training verwendet.

5. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein (Hosting, KI, ggf. E-Mail-Versand). Eine aktuelle Liste stellen wir auf Anfrage bzw. im Rahmen des AVV bereit.

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt bzw. nach Vertragsende, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Details siehe Lösch-/Aufbewahrungskonzept.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (16), Löschung (17), Einschränkung (18), Datenübertragbarkeit (20) und Widerspruch (21) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung zu widerrufen (7 Abs. 3). Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77).

Betrifft eine Anfrage Daten, die wir als Auftragsverarbeiter für einen Kunden verarbeiten, leiten wir die Anfrage an den verantwortlichen Kunden weiter bzw. bearbeiten sie nach dessen Weisung.

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf

8. Kontakt Datenschutz

[[email protected]]

← Zurück